دليل أمين المخزن

حدود الدور

ما تَستطيع فعله

• إضافة منتجٍ جديدٍ بكل تفاصيله (اسم، فئة، باركود، صورة، وحدات، متغيِّرات).
• تعديل بيانات المنتج (إلا السعر، يَحتاج صلاحية).
• إدارة المصنِّفات (لون، حجم، نكهة) والمتغيِّرات الناتجة.
• إدارة الوحدات المتعدِّدة (حبَّة / كرتون / علبة).
• إدخال مخزونٍ افتتاحيٍّ عند البدء.
• إنشاء تحويلاتٍ بين المواقع.
• تنفيذ جردٍ شاملٍ أو جزئيّ.
• ضبط حدِّ التنبيه لمخزونٍ منخفض.
• تصدير قائمة المنتجات والمخزون.

ما لا تَستطيع فعله

• رؤية أسعار البيع (إلا بصلاحيةٍ إضافية).
• إنشاء فاتورة بيعٍ أو شراء.
• عمل سند قبضٍ أو صرف.
• رؤية ميزان المراجعة أو الأرباح والخسائر.
• إضافة موظفين.
• تعديل إعدادات المنشأة العامة.

نموذج المخزون

المفاهيم الأساسية

أنواع المنتجات

• BASE — المنتج العادي بدون متغيِّرات.
• VARIANT — المنتج له متغيِّرات.
• MANUFACTURED — منتجٌ يُصنَع من مكوِّنات (BOM).
• BUNDLE — حزمةٌ من منتجاتٍ موجودةٍ بسعرٍ واحد.

إضافة منتجٍ جديد

1. 1

   افتح شاشة المنتجات

   القائمة الجانبية → المخزون → المنتجات → +.

2. 2

   أَدخل المعلومات الأساسية

   الاسم، الفئة، رمز SKU، الباركود (EAN-13/UPC)، الوحدة الافتراضية.

3. 3

   حدِّد سياسة المخزون

   «تَتبُّع» للمنتجات الفعلية، أو «بدون تَتبُّع» للخدمات.

4. 4

   اختر نوع المنتج

   BASE / VARIANT / MANUFACTURED / BUNDLE حسب الحالة.

5. 5

   ارفع صورة

   JPG أو PNG — يُفضَّل خلفيةٌ بيضاء.

6. 6

   احفظ

   المنتج جاهزٌ. لو VARIANT، أَضِف المتغيِّرات في الخطوة التالية.

المتغيِّرات والمصنِّفات

متى تَستخدم المتغيِّرات؟

عندما يَكون لديك منتجٌ بأبعادٍ متعدِّدة — مثلاً قميصٌ بـ اللون(أحمر، أزرق، أخضر) والحجم (S, M, L, XL). إجمالي المتغيِّرات = 3 × 4 = 12 متغيِّر.

إنشاء مصنِّف

1. 1

   افتح المصنِّفات

   المخزون → المصنِّفات → +.

2. 2

   سَمِّ المصنِّف

   «اللون» مثلاً.

3. 3

   أَدخل القيم

   أحمر، أزرق، أخضر…

4. 4

   احفظ

   المصنِّف جاهزٌ للاستخدام في أيِّ منتج.

توليد المتغيِّرات تلقائياً

داخل صفحة المنتج: اضغط «توليد المتغيِّرات» → اختر المصنِّفات التي تَنطبق → النظام يُولِّد كل التركيبات الممكنة. أَضِف الكميات والباركود لكل متغيِّر.

الوحدات المتعدِّدة

منتجاتٌ كثيرةٌ تُباع بأكثر من وحدة: حبَّة، كرتون (24 حبَّة)، علبة (6 حبَّة)، صندوقٌ (12 علبة).

1. 1

   حدِّد الوحدة الأساسية

   أصغر وحدةٍ يُمكِنك بيعها — عادةً «حبَّة».

2. 2

   أَضِف وحدات إضافية

   «كرتون» = 24 حبَّة، «علبة» = 6 حبَّة. يُحوِّل النظام تلقائياً.

3. 3

   حدِّد سعراً لكل وحدة

   السعر بالحبَّة، السعر بالكرتون. الكاشير سيَختار الوحدة عند البيع.

المخزون متعدد المواقع

صفر يَدعم عدّة مواقع: محلٌّ رئيسي، مخزن، فرعٌ آخر. كل متغيِّرٍ له كميةٌ منفصلةٌ في كل موقع.

من المخزون → المخزون: ستَرى جدولاً بكل المنتجات وكمياتها في كل موقع. اضغط أيَّ خليةٍ لتعديلها مباشرة (في حالة الجرد، راجِع القسم التالي).

التحويل بين المواقع

1. 1

   افتح التحويلات

   المخزون → التحويلات → + تحويل جديد.

2. 2

   حدِّد المواقع

   «من» → المخزن. «إلى» → المحلّ الرئيسي.

3. 3

   أَضِف الأصناف والكميات

   مثلاً «ماء معدني 1.5L — 30 صندوق».

4. 4

   أَضِف ملاحظاتٍ

   «نقل أسبوعي» مثلاً.

5. 5

   احفظ

   المخزون في «من» يَنقص، و«إلى» يَزيد. المجموع الكلِّيّ ثابت.

المخزون الافتتاحي

عند البدء بصفر، تُدخِل الكميات الفعلية الموجودة في كل موقع — هذا هو «المخزون الافتتاحي». طريقتان:

• المخزون → افتتاحي — أَضِف صفّاً لكل متغيِّر، الكمية، والموقع.
• أو فاتورة شراءٍ بالمورد «💎 رأس المال» لتسجيل القيمة محاسبياً.

الجرد

متى تُجري جرداً؟

• دورياً (شهرياً، ربعياً، سنوياً).
• بعد ضياعٍ أو سرقةٍ مشتبه بها.
• قبل تقريرٍ سنويٍّ شامل.

الخطوات

1. 1

   افتح جرداً جديداً

   المخزون → الجرد → + جرد جديد.

2. 2

   حدِّد النطاق

   كامل، أو فئةٌ معيَّنة، أو موقعٌ محدَّد.

3. 3

   اطبع كشف الجرد

   كشفٌ ورقيٌّ بكل الأصناف والكميات النظرية.

4. 4

   عدِد فعلياً

   عدِد كل صنف، وأَدخل الكمية الفعلية في التطبيق.

5. 5

   راجِع الفروقات

   التطبيق يُعرض كل فرقٍ (نقص أو زيادة). فسِّر كلَّ فرقٍ مهمّ.

6. 6

   أكِّد الجرد

   النظام يُعدِّل الكميات لتُطابق الواقع، ويُسجِّل قيداً محاسبياً للفروقات.

تنبيهات المخزون المنخفض

لكل منتجٍ حدّ تنبيهٍ. عندما تَنخفض الكمية إلى هذا الحدّ أو أدنى، يَظهر تنبيهٌ في لوحة التحكم.

1. 1

   حدِّد حدّ التنبيه

   داخل صفحة المنتج → «حدّ التنبيه» → أَدخل رقماً منطقياً (3 لكولا متوسطة المبيع، 50 لرغيف الخبز).

2. 2

   راجِع التنبيهات يومياً

   لوحة التحكم → «تنبيهات المخزون». لا تَتجاهلها أبداً.

3. 3

   أَبلِغ المسؤول عن الشراء

   أرسل قائمة المنتجات الناقصة للتاجر أو المدير.

التصدير والاستيراد

• تصدير المنتجات — Excel بكل المنتجات، الأسعار، والكميات. مفيدٌ للمراجعة الورقية.
• استيراد ملف منتجات — من نسخةٍ احتياطيةٍ أو نظامٍ سابق. يَدعم JSON.

سيناريوهات استخدام

1) إضافة منتجٍ بمتغيِّراتٍ ووحداتٍ في نفس الوقت

منتج: «قميص رجالي» بألوان (أحمر، أزرق، أخضر) وأحجام (S, M, L, XL) ووحدتَي بيع (قطعة، باكٌ من 6 قطع).

1. أَضِف المنتج «قميص رجالي» بنوع VARIANT.
2. اربطه بمصنِّفَي «اللون» و«الحجم».
3. اضغط «توليد المتغيِّرات» → 12 متغيِّراً.
4. أَضِف وحدتَي «قطعة» و«باك (= 6 قطع)».
5. أَدخل كميات المخزون الافتتاحي في كل موقع.

2) جرد شهريٌّ سريع

نهاية الشهر، تُجري جرداً للمنتجات الأعلى مبيعاً فقط (20% منتجٍ يَعملون 80% من المبيعات):

1. افتح جرداً جديداً → نطاق «الفئات الأكثر مبيعاً».
2. اطبع الكشف.
3. عدِد فعلياً وأَدخل الأرقام.
4. أيُّ فرقٍ > 5% — حقِّق فيه قبل التأكيد.

3) تحويل بضاعةٍ من المخزن للمحلّ

عندك مخزنٌ في بيتك ومحلٌّ في السوق. تُريد نقل 30 صندوق ماء. المخزون → التحويلات → + تحويل جديد: من «مخزن البيت» إلى «المحلّ الرئيسي»، الصنف «ماء معدني 1.5L»، الكمية 30 صندوق. ملاحظات: «نقل أسبوعي». احفظ.

4) صنفٌ ناقصٌ في تنبيه اليوم

تنبيه: «كولا 330ml — أزرق — متبقٍّ 2 (حدّ التنبيه: 5)». تَفقَّد المخزن الفعليّ. لو فعلاً ناقصة، أَبلِغ المالك ليُجري طلباً مع المورد.

الأخطاء الشائعة

الدعم الفني

أيُّ مشكلةٍ في المخزون — تَواصل مع المالك أو المدير أولاً.